Komunikasi Dalam Organisasi
KOMUNIKASI ORGANISASI
A.
Definisi
Ø Komunikasi berasal dari
bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama.
Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna,
“commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita
mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.
Ø Ketika dua orang sedang
bersama, mereka berkomunikasi secara terus menerus karena mereka tidak dapat
berperilaku. PALO ALTO sangat percaya bahwa seseorang tidak dapat tidak
berkomunikasi (Palo Alto)
Ø Komunikasi adalah suatu
proses pertukaran informasi antar idividu melalui suatu sistem yang biasa
(lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal maupun perilaku atau
tindakan. (Himstreet & Baty)
Ø Everet M. Roger dalam
bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu
sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama,
melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Ø Komunikasi
Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan
di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.
Ø Suatu organisasi
terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang
satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan
B.
Unit Komunikasi
·
Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas
berkelanjutan yang mampu berada dalam dua keadaan atau lebih” .
·
Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah hubungan
antara orang-orang.
·
Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb
adalah hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] .
·
Unit mendasar komunikasi organisasi adalah
seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan,
menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat
yang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar
yang sesuai dengan keadaan orang tsb.
C.
Proses Komunikasi
Secara garis besar proses
komunikasi di bagi menjadi dua, yaitu :
1.
Komunikasi Internal
2.
Komunikasi Eksternal
1.
Komunikasi Internal
a.
Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung
ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada
bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
ü Pemberian atau
penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
ü Penjelasan dari
pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
ü Penyampaian
informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
ü Pemberian
motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
b.
Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan
(subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi
dari bawah ke atas ini adalah:
ü Penyampaian
informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
ü Penyampaian
informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat
diselesaikan oleh bawahan
ü Penyampaian
saran-saran perbaikan dari bawahan
ü Penyampaian
keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
c.
Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara
para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi
arus komunikasi horisontal ini adalah:
ü Memperbaiki
koordinasi tugas
ü Upaya pemecahan
masalah
ü Saling
berbagi informasi
ü Upaya
pemecahan konflik
ü Membina
hubungan melalui kegiatan bersama.
2.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi
eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan
khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak
dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang
dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap
sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal
balik:
a.
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi
ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa
sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin.
Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah
organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato
radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
b.
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi
dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari
kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
D.
Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Komunikasi
1.
Saluran komunikasi formal
SKF mempengaruhi
efektivitas komunikasi dengan 2 cara, yaitu:
ü Liputan saluran
Formal makin melebar sesuai dg tumbang organisasi
ex. Komunikasi
efektif sulit dicapai dlm organisasi yg besar dan cabang2nya menyebar
ü SKF dapat menghambat
aliran informasi antar tingkat organisasi
ex. Penyampaian informasi
dari tingkat bawah dapat disampaikan pada petugas diatasnya, tdk selalu
langsung pada manager/direktur
2.
Struktur wewenang organisasi
Perbedaan kekuasaan dan
kedudukan (status) dlm organisasi akan menentukan pihak2 yang berkomunikasi dg
seseorang serta isi & ketepatan komunikasi
3.
Spesialisasi jabatan
ü Para anggota
suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dg istilah, tujuan,
waktu dan gaya yang sama
ü Komunikasi antar
kelompok yang berbeda cenderung terhambat
4.
Pemilikan informasi
ü Individu yang
mempunyai informasi khusus dan pengetahuan ttg pekerjaan mereka
ü Ex. Kepala bidang
perawatan, kepala tata usaha
E.
Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam suatu
organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam
organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
1.
Fungsi informatif
Organisasi dapat
dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing
system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap
dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan
oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu
organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi
untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang
terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan
informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan
sebagainya.
2.
Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif
ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang
berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
a. Atasan atau
orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.
Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau
perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan
pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya
dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah
banyak bergantung pada:
ü Keabsahan pimpinan dalam
penyampaikan perintah.
ü Kekuatan pimpinan
dalam memberi sanksi.
ü Kepercayaan
bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
ü Tingkat kredibilitas pesan yang
diterima bawahan.
b.
Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk
dilaksanakan.
3.
Fungsi Persuasif
Dalam mengatur
suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil
sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan
yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.
Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan
kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan
kekuasaan dan kewenangannya.
4.
Fungsi Integratif
Setiap organisasi
berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan
tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal
seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan
laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti
perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga
ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan
keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi.
