konsep perencanaan dalam manajemen keperawatan

1. Defenisi

Perencaan merupakan fungsi organik manajemen yang merupakan dasar atau titik tolak dan kegiatan pelaksaan kegiatan tertentu dalam usaha mencapai tujuan organisasi.

Perencanaan tenaga keperawatan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain lingicungan (external change), keputusan , organisasi yang dapat berbentuk pensiun, pemutusan hubungan kerja (PHK), dan kematian. Perencaan ketenagaan merupakan suatu proses yang kompleks, yang memerlukan ketelitian dalam menerapkan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi

1. Prinsip perencanaan

Menurut siagian (19983), perencaan yang baik harus memiliki prinsip-prinsip sebagai berikut:

1. Mengetahui sifat atau ciri suatu rencana yang baik yaitu:
   1. Mempermudah tercapainya tujuan organisasi karena rencana merupakan suatu keputusan yang menentukan kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka mencapai tujuan.
   2. Dibuat oleh orang-orang yang mengerti organisasi
   3. Dibuat oleh orang yang sungguh-sungguh mendalami teknik perencaan
   4. Adanya suatu perencanaan yang teliti,yang berarti rencana harus di ikuti oleh program kegiatan terinci
   5. Tidak boleh terlepas dari pemikiran pelaksanaan, artinya harus tergambar bagaimana rencana tersebut dilaksanakan.
   6. Bersifat sederhana, yang berarti disusun secara sistematis dan prioritasnya jelas terlihat.
   7. Bersifat luwes, yang berarti bisa diadakan penyesuaian bila ada perubahan
   8. Terdapat tempat pengambilan risiko karena tidak  ada seorangpun yang mengetahui apa yang akan terjadi di masa yang akan datang
   9. Bersifat praktis, yang berarti bisa dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi
   10. Merupakan prakiraan atau peramalan atas keadaan yang terjadi.

1. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian kegiatan yang harus dijawab dengan memuaskan menggunakan pendekatan 5W1H

What              kegiatan apa yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah

                       disepakati?

Where            dimana kegiatan akan dilakukan?

When           kapan kegiatan tersebut akan dilakukan?

Who             siapa yang harus melaksanakan kegiatan tersebut?

Why           mengapa kegiatan tersebut perlu dilaksanakan?

How            bagaimana cara melaksanakan kegiatan tersebut kearah pencapaian tujuan?

1. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus diselesaikan dengan menggunakan teknik ilmiah, artinya harus disusun dengan cara sistematis dan didasarkan pada langkah sebagai berikut:
   1. Mengetahui sifat hakiki dan masalah yang dihadapi
   2. Mengetahui data yang akurat sebelum menyusun rencana
   3. Menganalisis dan menginterpretasi data yang telah terkumpul
   4. Menetapkan data alternatif pemecahan masalah
   5. Melaksanakan rencana yang telah tersusun
   6. Memilih cara yang terbaik untuk menyelesaikan masalah
   7. Menilai hasil yang telah dicapai

1. Tipe-tipe perencaan
   1. Berdasarkan luasnya
      1. Strategic; rencana yang berlaku bagi organisasi secara keseluruhan, menjadi sasaran umum organisasi tersebut, dan berusaha menetapkan organisasi tersebut kedalam lingkungannya
      2. Operasional; rencana yang memerinci detail cara mencapai sasaran menyeluruh
   2. Berdasarkan karangka waktu
      1. Jangka panjang
      2. Jangka pendek
   3. Berdasarkan kehususan
      1. Pengarahan; rencana yang fleksibel dan yang menjadi pedoman umum
      2. Pemerinci;  rencana yang mendefenisikan dengan jelas dan tidak memberuang untuk penafsiran
   4. Berdasarkan frekuensi
      1. Sekali pakai; rencana yang digunakan satu kali saja yang yang secara kusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan situasi yang unik
      2. Terus menerus; rencana yang berkesinambungan yang menjadi pedoman bagi kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang

1. Tujuan perencanaan
   1. Standar pengawasan
   2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya
   3. Mengetahui siapa saja yang terlibat mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan
   4. Meminimalkan kehgiatan yang tidak produktif
   5. Menyerasikan dan memadukan beberapa sub kegiatan
   6. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui
   7. Mengarahkan pada pencapaian tujuan

1. Manfaat perencanaan
   1. Standar pelaksanaan dan pengawasan
   2. Pemilihan alternatif terbaik
   3. Penyusunan skala perioritas
   4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
   5. Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
   6. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait
   7. Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti

1. Perencaan tenaga keperawatan

Perencanaan tenaga atau staffing merupakan salah satu fungsi utama seorang pemimpin organisasi,termasuk organisasi keperawatan. Keberhasilan suatu organisasi salah satunya ditentukan oleh kualitas sumber daya manusianya. Hal ini berhubungan erat dengan bagaimana seorang pimpinan merencanakan ketenangan di unit kerjanya.

Langkah perencanaan tenaga keperawatan menurut Drucicter dan Gillies(1994) meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi bentuk dan beban pelayanan keperawatan yang diberikan
2. Menentukan kategori perawat yang akan ditugaskan untuk melaksanakan pelayanan keperawatan
3. Menentukan jumlah masing-masing kategori perawat yang dibutuhkan
4. Menerima dan menyaring untuk mengisi posisi yang ada
5. Menentukan tenaga perawat sesuai dengan unit atau shif
6. Melakukan seleksi calon-calon yang ada
7. Memberikan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas pelayanan keperawatan

Penentuan tenaga keperawatan dipengaruhi oleh keinginan untuk menggunakan tenaga keperawatan yang sesuai. Untuk lebih akuratnya dalam perencanaan tenaga keperawatn, maka pimpinan keperawatan harus mempunyai keyakinan tertentu dalam organisasinya,seperti:

1. Rasio antara perawat dan klien di dalam perawatan intensif adalah 1:1 atau 1:2;
2. Perbandingan perawat ahli dan terampil di ruang medical bedah, kebidanan, anak dan psikiatri adalah 2:1 atau 3:1
3. Rasio antara perawat dan klien san shif pagi atau sore adalah 1:5 untuk malam hari di ruang rawat dan lain-lain 1:10

Jumlah tenaga terapil ditentukan oleh tingkat ketergantungan klien. Menurut Abdullah & Levine (1965) dalam Gillies (1994), seharusnya dalam suatu unit ada 55% tenaga ahli dan 45% tenaga terampil.

1. Perkiraan kebutuhan tenaga

Penetapan jumlah tenaga keperawatan harus disesuaikan dengan kategori yang akan dibutuhkan untuk asuhan keperawatan klien disetiap unit.

Kategori perawatan klien:

1. a.      Perawatan mandiri (self cae), yaitu klien memerlukan bantuan  minimal dalam melakukan tindakan keperawatan dan pengobatan.
2. b.      Perawat sebagai (partial care), yaitu klien memerlukan bantuan sebagai dalam tindakan keperawatan dan pengobatan tertentu
3. c.       Perawatan total (total care), yaitu klien memerlukan bantuan secara penuh dalam perawatan diri dan memerlukan observasi secara ketat.
4. Perawatan intensif (intensive care), yaitu klien memerlukan observasi dan tindakan keperawatan yang terus menerus.

Cara menentukan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk setiap unit sebagai berikut:

1. Rasio perawat klien disesuaikan dengan standar perkiraan jumlah klien sesuai data sensus
2. Pendekatan teknik industri, yaitu identitas tugas perawat dengan menganalisis alur kerja perawat atau work flow rata-rata frekuensi dan waktu kerja ditentukan dngan data sensus klien, dihitung untuk menentukan jumlah perawat yang dibutuhkan
3. System  approach staffing atau pendekatan sistem ketenangan dapat menentukan jumlah optimal yang sesuai dengan kategori perawat untuk setiap unit serta mempertimbangkan komponen input-proses-outpon-umpan balik.